Comment sécuriser simplement ses fichiers professionnels ?

Beaucoup d’utilisateurs cherchent une option « native » dans Windows pour sécuriser ou « verrouiller » un dossier ou fichier par mot de passe. Cette fonction n’existe pas telle quelle dans le système d’exploitation.

Dans un environnement professionnel, la sécurité est gérée par votre compte utilisateur (qui empêche les autres d’accéder à votre session), mais surtout, pour la protection active de fichiers spécifiques, par les outils de la suite Microsoft (Office, OneDrive).

Verrouiller vos fichiers et dossiers

Même si votre session est protégée, vous pouvez avoir besoin de sécuriser un fichier spécifique contre un regard indiscret si votre session est ouverte. Voici quelques méthodes. 

Protéger directement vos documents

C’est la méthode la plus simple et la plus directe pour les fichiers bureautiques. Vous pouvez exiger un mot de passe pour simplement ouvrir et lire le fichier. 

Pour la plupart des fichiers de la suite Office (Word, Excel, Power-point) : 

1. Allez dans FICHIERS > INFORMATIONS
2. Cliquez sur PROTEGER LE DOCUMENT – le nom peut varier en fonction de l’outil que vous utilisez
3. Choisissez CHIFFRER AVEC UN MOT DE PASSE

Faites attention : Ce mot de passe ne peut être récupéré par un administrateur si vous l’oubliez. Il faut donc choisir un mot de passe à la fois sûr, et que vous puissiez facilement retenir !

Utiliser le coffre-fort personnel OneDrive

Si votre entreprise utilise OneDrive, vous disposez d’un dossier spécial appelé « Coffre-fort personnel » (Personal Vault). C’est un dossier conçu pour un niveau de sécurité supérieur.

Ce dossier particulier en ligne dispose d’un niveau de sécurité renforcé : 

• vous seul y accédez
• une méthode d’authentification renforcée est paramétrée (code SMS, empreinte digitale ou visage)
• le coffre-fort se verrouille seul automatiquement après une courte période d’inactivité (que vous pouvez par ailleurs moduler)

Créer une archive protégée

Enfin, si votre service informatique a approuvé l’utilisation d’outils connus comme 7-Zip ou WinRAR, il vous est possible, en passant par ces outils, de créer un dossier compressé (ZIP) protégé par mot de passe. 

Les bonnes pratiques de sécurité

Les méthodes que nous avons cité protègent directement les fichiers, mais il reste bien sûr fondamental de sécuriser son poste de travail pour assurer véritablement la sécurité des informations de travail : 

• Verrouillez votre session – lorsque vous devez vous absenter ou n’utilisez plus votre poste de travail, verrouillez votre session
• Sauvegardez vos données – régulièrement, tout au long de votre activité, pensez à sauvegarder votre avancée, vos fichiers, dossiers, etc. sur votre poste de travail, un environnement en ligne, etc. 
• Connectez-vous à votre poste de travail avec un compte utilisateur – lorsqu’il ne vous est pas nécessaire d’utiliser un accès administrateur sur poste de travail, connectez-vous seulement avec un compte utilisateur
• Mettez à jour votre poste de travail – lorsqu’il est nécessaire de redémarrer votre poste de travail pour effectuer une mise à jour, ne repoussez pas cette action primordiale !